Uma das características menos desejáveis para uma auditoria de Sistema de Gestão é a chamada previsibilidade.
Me recordo que há alguns anos atrás tivemos contato com uma situação bastante inusitada. Uma organização nos solicitou uma reciclagem para seus auditores internos. Motivo ? Tiveram que interromper o (a recém iniciado) terceiro ciclo de auditorias internas.
Quando buscamos nos inteirar mais profundamente do problema, descobrimos que essa organização – com a melhor das boas intenções – havia determinado que as mesmas equipes de auditoria interna conduziriam as auditorias nas mesmas áreas, assim – com o tempo – iriam conhecendo melhor os processos das áreas e portanto, as auditorias – enfim – agregariam mais valor ? Agregariam ? Para finalizar o relato acima, o que ocorreu é que ao iniciar o terceiro ciclo de auditoria interna em uma determinada área, o gerente da área auditada (dotado de uma memória ímpar) se antecipou aos auditores e falou: “A resposta à 1ª pergunta que vocês vão fazer é …. A resposta à 2ª pergunta é ……. E a resposta à 3ª pergunta ….” Neste momento – naturalmente – a equipe auditora interrompeu a auditoria. A questão da previsibilidade das auditorias está tão arraigada que me recordo de uma ocasião, durante uma auditoria, em que uma entrevistada me disse o seguinte, após ouvir a minha questão: “mas o senhor pode me perguntar isso ?”. Foi interessante, pois o que – muito provavelmente ocorreu – é que os auditados foram instruídos sobre as questões que os auditores fariam. Uma vez que eu formulei uma questão “fora do padrão”, a entrevistada, com toda a naturalidade, questionou !
Voltando então à questão do valor agregado, talvez uma das maneiras mais eficazes de uma auditoria agregar valor passe pelo uso efetivo de todas as competências da equipe auditora na análise do Sistema de Gestão auditado.
Estar presente ! Ser muito observador e muito perceptivo (como requer a ISO 19011). Lembrar que um check list é uma trilha, não um trilho ! Usar todo o seu conhecimento, toda a sua experiência a favor do Sistema de Gestão auditado ! Não fazer uma auditoria “formal”, “burocrática” ! Pensar (e muito) durante a auditoria !
Uma metáfora interessante é lembrar da história do Lobo Mau e dos 3 Porquinhos. Mal comparando, podemos dizer que os auditores – se querem efetivamente estressar o Sistema de Gestão auditado – deveriam, como o Lobo Mau, adotar diferentes ângulos e intensidades de sopro ! Quando isso não ocorre – ou seja, se o Lobo Mau soprar sempre no mesmo ângulo e intensidade, ou os auditores formularem as mesmas perguntas, na mesma seqüência – a tendência dos Porquinhos seria a de reforçar a estrutura de suas casas onde o Lobo Mau sopra, ou os auditados se “prepararem” para as questões (previsíveis !) dos auditores.